Procesní řízení


Co je procesní řízení:
Procesní řízení je nový pohled na organizaci a řízení činností v podniku. Je alternativou vůči útvarovému uspořádání, v němž je podnik rozdělen na provozy, úseky, odbory, oddělení a každý útvar má svoji agendu a svoje odpovědnosti. V tomto modelu mají útvary tendenci vytvářet kolem sebe bariéry (zejména komunikační a informační), čímž trpí kvalita činností, které jsou důležité pro prosperitu podniku.

Procesní řízení jako prioritu definuje proces, tj. sekvenci činností, které je třeba udělat a to bez ohledu na organizační uspořádání (např. proces vyřízení objednávky). Teprve následně se stanoví, kdo jednotlivé činnosti provádí a jak jsou pracovníci organizováni. Výsledkem je opět vnitřní struktura podniku, ale přizpůsobená tomu, aby co nejvíce podporovala podnikové procesy.

Proč je procesní řízení důležité:
Rychlým vývojem technologií se postupně snižuje význam vlastní výroby a zvyšuje význam činností, podporujících výrobu (např. logistika). Stále větší, až klíčový význam mají v současných podmínkách silné konkurence procesy obchodní, které rozhodují o kvalitě obsloužení zákazníka: termín dodávky, komplexní kvalita dodávky, služby spojené s dodávkou. Těmto požadavkům je nutno přizpůsobit způsob vnitřní organizace činností. Tradiční útvarová struktura se ukázala jako málo pružná a proto naprostá většina podniků definovala své vnitřní procesy a jim přizpůsobila vnitřní strukturu firmy.

Co je předmětem projektů procesního řízení:
Tento typ projektů se často nazývá anglickým termínem Business Process Re-engineering. Tak jako u všech projektů, měla by firma před jeho zahájením definovat své cíle a kvantifikovat je. Cíle totiž mohou být různé, obvykle to je snížení nákladů, snížení počtu pracovníků, zlepšení služeb zákazníkům nebo kombinace více cílů.

Protože podmínky v každém podniku jsou odlišné, je prvním krokem přechodu na procesní řízení analýza současného stavu. Její součástí je definice hlavních podnikových procesů, odhad potenciálu jednotlivých procesů ke zlepšení a návrh priorit dalších kroků. Priority mají důležitou roli, protože nelze současně reorganizovat celý podnik. Je nutno vybrat ty procesy, jejichž reorganizace bude pravděpodobně úspěšná a poskytne reálně podložené přínosy.

Po rozhodnutí o reorganizovaných procesech následuje hrubý návrh procesu. Hrubý návrh neřeší všechny detaily budoucího procesu, jako např. popisy jednotlivých pracovních pozic, ale stanovuje logiku procesu a útvary, které se na procesu podílí. Hrubý návrh prochází vnitřní oponenturou, která má odhalit případné nedostatky.

V detailním návrhu procesu jsou již odstraněny nekonzistentnosti hrubého návrhu, definovány všechny pravomoci a odpovědnosti v nově definovaném procesu, včetně požadavků na podporu informačními technologiemi.

Následuje implementace, kdy se vytváří nebo mění existující organizační struktura, nastavují se motivační pravidla, přizpůsobují se toky informací a případně se školí zaměstnanci.

Graf02

Co je výsledkem projektu procesního řízení:
Výsledkem je návrh projektového týmu, jak organizačně uspořádat firmu tak, aby klíčové procesy, důležité pro konkurenční schopnost, byly vykonávány efektivně a plnily očekávání interních i externích zákazníků. Po akceptování návrhů vedením podniku jsou procesy zavedeny do denního života.

Jaké přínosy můžete očekávat od procesního řízení:
Přínosy procesního řízení závisí od stanovení cílů projektu. Jak již bylo uvedeno, lze pomocí cílů ovlivnit způsob navržení procesů a tím i přínosů. Procesní řízení však ve všech případech přináší nový pohled na důležitost prováděných činností a pomáhá lépe stanovit zodpovědnost za jejich kvalitu. Narušení tradiční útvarové struktury a věnování maximální pozornosti procesům napříč organizační strukturou přispívá k týmové spolupráci a zlepšení podnikové kultury.

Proč využít externího konzultanta:
Externí konzultant často přináší zkušenosti z podobných projektů v jiných firmách a může tak zkrátit celý projekt a snížit rizika jeho neúspěchu.

Vlastní zkušenosti:


    - reorganizace centrály velké české banky s cílem snížení pracovníků;

    - zlepšení procesů v divizi údržby velké české dopravní firmy.