Řízení projektů

Co je řízení projektů:
Podnikání v dnešních podmínkách vyžaduje neustále reagovat na změny vnějšího prostředí změnami ve struktuře a způsobu řízení firmy. Většina takových změn zasahuje do činnosti více než jednoho útvaru a v takové situaci je vhodné využít formu projektu. Projekt je jednorázové řešení nebo realizace složitější změny ve firmě, která má stanovené cíle, harmonogram a rozpočet. Při velmi rozsáhlých změnách lze definovat několik věcně souvisejících a paralelně probíhajících projektů, které jsou řízeny centrálně jako tzv. program. Projekty, či programy je nutno řídit odlišně od běžného řízení v hierarchických strukturách.

Proč je řízení projektů důležité:
Každá změna stavu ve způsobu řízení a chodu firmy představuje větší, či menší investici zdrojů firmy pro její provedení. Zdrojem je jednak čas vlastních zaměstnanců, kteří změnu realizují, jednak finanční prostředky do související technologie a do systémů, které budou nový stav podporovat. Jako typický příklad lze uvést informační technologie. Důležitá je rovněž doba zavádění změny, protože představuje nestabilní stav, který je nutno co nejvíce zkrátit. Cílem řízení projektu/programu je minimalizovat čas a rozpočet projektu při dosažení jeho cílů.

Dalším důležitým rysem projektů je riziko jejich neúspěchu. Nedosažení stanovených cílů neznamená jen ztrátu vynaložených zdrojů, ale nedůvěru zaměstnanců vůči všem budoucím změnám (projektům). Řízení rizik projektu je proto důležitou součástí projektového řízení.

Co je předmětem řízení projektů:


Projekt lze rozdělit do čtyř hlavních fází:

    - zadání (definice);

    - plánování projektu;

    - realizace projektu;

    - ukončení a vyhodnocení.

Zadání je klíčovou částí projektu, zejména pak stanovení jeho cílů, které musí vystihovat podstatu změny, musí být realistické a měřitelné.
 
Předmětem zadání projektu je rovněž definování rizik neúspěchu projektu, tj. vnějších i vnitřních faktorů, které mohou způsobit jeho neúspěch. Řízení rizik projektu je pak návrh kroků, které mohou rizika neúspěchu snížit.
   
 
Plánování projektu navazuje na stanovení cílů. Plán projektu je seznam dílčích kroků, jejich vzájemných logických vazeb, termínů zahájení a ukončení a přiřazení zdrojů (pracovníků). K plánování se používají specifické nástroje, jako např. MS Project. Dalším krokem je zpracování rozpočtu projektu jako všech finančních prostředků, nutných pro jeho dokončení. Součástí zadání projektu je také stanovení projektové struktury, která zahrnuje způsob řízení projektu (např. jmenování řídícího výboru), jmenování manažera projektu, členů projektových týmů a přiřazení administrativní podpory projektovým týmům.

Realizace projektu je v kontextu řízení projektu trvalé sledování stavu projektu, hodnocení kvality výstupů z uskutečněných kroků, monitorování stavu prací proti harmonogramu a čerpání finančních prostředků proti rozpočtu. Trvale se rovněž sleduje vývoj rizik neúspěchu a podle potřeby se podnikají další aktivní kroky pro jejich snížení.

Vyhodnocení projektu je rovněž důležitou částí řízení projektu, zejména jako zdroj zkušeností pro projekty budoucí. Hodnotí se především úroveň dosažení stanovených cílů, dodržení harmonogramu a rozpočtu a samozřejmě také výkon jednotlivých týmů a jejich členů. Závěry z vyhodnocení projektu je vhodné shrnout v obecné formě jako poznatky pro řízení dalších projektů.

Co je výsledkem řízení projektu:
Výsledkem kvalitního řízení projektu je konzistentní a úplný plán kroků, vedoucích k dosažení požadované změny, jeho časové a finanční ohodnocení. Dále je to soubor nástrojů pro monitorování skutečného stavu projektu a jeho porovnání proti plánu. Závěry z tohoto průběžného hodnocení jsou podkladem pro rozhodování vedoucích pracovníků o zásazích do způsobu realizace.

Jaké můžete očekávat přínosy projektového řízení:
Přínosy jsou zřejmé z definování projektového řízení. Jsou to zejména:

    - dosažení cílů projektu s minimálními zdroji a v nejkratším čase;

    - minimalizace rizik, spojených s nedokončením projektu nebo s nedosažením jeho cílů.

Dosažení těchto cílů je reálné pouze tehdy, pokud každý zúčastněný pracovník zná přesně svoji roli a úkoly a pokud je realizace změny probíhá v atmosféře vzájemné důvěry, týmové spolupráce a informovanosti všech zainteresovaných pracovníků.

Proč využít externího konzultanta:
Manažerem projektu bývá většinou pracovník firmy, který může využít znalosti prostředí a lidí. Jsou však dvě typické situace, kdy je vhodné uvažovat o externím konzultantovi jako vedoucím projektu:

    - firma nemá předchozí zkušenosti s řízením složitějších projektů a nemá k dispozici metodické nástroje pro řízení projektu;

    - ve společnosti probíhá současně takový počet projektů, pro který není dostatek vlastních zkušených manažerů.


Vlastní zkušenosti:


    - manažer projektu implementace integrovaného informačního systému;

    - manažer velkého počtu poradenských projektů s různým zaměřením a v různých oborech podnikání.

← Návrat na přehled služeb